Pilots met generatieve AI leveren inzichten op voor alle gemeenten

Wat als je werk sneller én leuker zou kunnen maken? Dat is precies waar een aantal gemeenten in Nederland momenteel mee bezig is. Met de opkomst van generatieve AI – een vorm van kunstmatige intelligentie die tekst, beelden en zelfs computercode kan creëren – ontstaan er ongekende mogelijkheden om werkprocessen te stroomlijnen en het werkplezier van medewerkers te vergroten. Gemeenten zoals Amsterdam, Breda en de regio West-Friesland zijn dan ook volop bezig om deze innovatie in te zetten.

AI biedt gemeenten een oplossing

Gemeenten staan momenteel voor een grote uitdaging: er is een structureel tekort aan personeel, terwijl het aantal lopende vergunningsaanvragen en bezwaarzaken alleen maar toeneemt. Dit leidt tot flinke vertragingen en een lagere kwaliteit van dienstverlening. Om die reden wordt nu volop gekeken naar de mogelijkheden van Generatieve AI - zoals bekende tools als ChatGPT - om gemeenten te helpen deze problemen aan te pakken en het werk efficiënter en soepeler te laten verlopen. Met als doel om gemeenten sneller te laten inspelen op de behoeften van zowel inwoners als medewerkers en tegelijkertijd de kwaliteit van de dienstverlening verhogen.

De eerder genoemde gemeenten zijn onderdeel van een breder experiment, ondersteund door het overheidsprogramma Werk aan Uitvoering (WaU). Deze pilots, die lopen tot medio 2025, richten zich zowel op het verbeteren van externe dienstverlening, zoals het sneller afhandelen van vergunningsaanvragen, als op het optimaliseren van interne processen.

Hoe gemeenten generatieve AI gebruiken

In verschillende gemeenten wordt generatieve AI al ingezet om werkprocessen te optimaliseren:

1. Bezwaarschriften sneller afhandelen: In Amsterdam wordt generatieve AI gebruikt om de afhandeling van bezwaarschriften te versnellen. De technologie maakt automatische transcripties en samenvattingen mogelijk, waardoor juridische afdelingen meer tijd overhouden voor persoonlijk contact met indieners. Dit leidt tot een snellere én zorgvuldige afhandeling

2. Re-integratie versterken: In de regio West-Friesland wordt AI ingezet door WerkSaam om re-integratieprocessen te ondersteunen. De AI verzamelt en interpreteert relevante informatie en doet suggesties tijdens gesprekken. Dit maakt het proces niet alleen vlotter, maar ondersteunt ook de menselijke coaches om hun werk nog effectiever uit te voeren, zonder dat hun onmisbare rol verloren gaat.

3. Efficiëntie verbeteren met Copilot: Breda onderzoekt hoe Microsoft Copilot, een AI-tool, kan helpen om taken zoals het maken van documenten, gegevensanalyse en communicatie te vereenvoudigen. Deze AI-toepassing wordt een jaar lang getest om te bepalen of het de werkervaring kan verbeteren en efficiënter kan maken.

   
   

Personeelstekorten

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) ondersteunt de pilots om lokale overheden sterker te maken. Volgens Nathan Ducastel, directeur van VNG-Realisatie, is AI een cruciale technologie, zeker gezien de personeelstekorten waarmee gemeenten kampen. "Gemeenten kampen met personeelstekorten en zoeken naar nieuwe manieren om het werk gedaan te krijgen. AI kan kantoorwerk aantrekkelijker maken door repetitieve administratieve taken te automatiseren, wat ruimte schept voor nieuwe ideeën en innovaties. Deze experimenten zijn cruciaal om het volledige potentieel van AI te benutten."

Ducastel benadrukt verder dat AI veel kansen biedt: "De technologie werkt doorgaans vlekkeloos en wordt steeds betaalbaarder. Het idee dat we het tekort aan personeel volledig kunnen opvangen met mensen is een illusie. Door AI in te zetten, kunnen we onze medewerkers inzetten voor het werk waarvoor ze zijn opgeleid." Hij voegt eraan toe dat het belangrijk is om de maatschappelijke discussie te voeren over de rol van generatieve AI in gemeentelijke dienstverlening: "Als je vindt dat gemeenten geen gebruik moeten maken van generatieve AI in hun dienstverlening, dan accepteer je dat de dienstverlening minderwaardig of duurder wordt."

Onderzoek naar het gebruik van AI binnen gemeenten

AI-toepassingen worden al breed ingezet door gemeenten. Uit een onderzoek dat TNO eind juni publiceerde, bleek dat van de 266 AI-systemen die overheidsbreed in gebruik zijn, er ongeveer 105 bij gemeenten worden toegepast. Dit betekent dat zo’n 40 procent van de AI-initiatieven uit gemeentelijke organisaties komt. AI wordt vooral gebruikt voor processen zoals de archivering en anonimisering van documenten, met name in het kader van de nieuwe Wet open overheid (Woo). Ook wordt AI ingezet voor inspectie- en handhavingstaken, zoals bij het opsporen van bijstandsfraude en het scannen van nummerborden voor parkeercontroles.

Wat opvalt, is dat TNO slechts 8 toepassingen van generatieve AI binnen overheden heeft gevonden. Dit komt omdat generatieve AI vaak online door individuele medewerkers binnen een organisatie wordt gebruikt en niet door de organisatie zelf. Tot nu toe waren gemeenten wat terughoudend met het omarmen van generatieve AI. Maar de nieuwe pilots die momenteel worden uitgevoerd, markeren een belangrijke stap in de richting van bredere toepassing van deze technologie.

Voorzichtigheid blijft van groot belang

Hoewel AI enorme mogelijkheden biedt, is het van groot belang dat deze technologie op een verantwoorde manier wordt ingezet. Gemeenten moeten duidelijke richtlijnen hanteren om te waarborgen dat AI-toepassingen correct worden gebruikt, met privacy als hoogste prioriteit. Alleen door zorgvuldig met data om te gaan en weloverwogen keuzes te maken, kunnen we AI op een veilige en duurzame manier integreren in gemeentelijke processen.

Menselijke tussenkomst blijft daarnaast cruciaal. Het is essentieel om fouten te voorkomen en nauwkeurig te beoordelen welke datasets wel of niet geschikt zijn voor gebruik. De huidige pilots richten zich dan ook niet alleen op innovatie, maar vooral op het leren hoe AI op een verantwoorde en veilige manier kan worden ingezet.

Om de opgedane kennis en succesvolle initiatieven op te schalen, worden de inzichten uit deze pilots gedeeld met andere gemeenten. In samenwerking met Digicampus aan de TU Delft onderzoekt de VNG hoe AI kan bijdragen aan het besparen van tijd en het verbeteren van processen en dienstverlening. Begin 2025 worden de eerste resultaten verwacht, die een duidelijke richting zullen geven aan de verdere inzet van AI binnen gemeenten.

In welke vorm draagt Voortoets hieraan bij?

Bij Voortoets zetten we ons actief in voor de groei van AI binnen gemeenten door te onderzoeken hoe deze technologie op een verantwoorde en effectieve manier kan worden toegepast in de gemeentelijke dienstverlening. Onze oplossingen helpen gemeenten om vergunningsaanvragen en bezwaren sneller en nauwkeuriger af te handelen. Door geavanceerde AI-technologie te combineren met intuïtieve, gebruiksvriendelijke software, bieden we de mogelijkheid om aanvragen efficiënter te analyseren en complexe procedures eenvoudiger te maken.

Conclusie

De experimenten met generatieve AI binnen Nederlandse gemeenten laten zien dat de mogelijkheden eindeloos zijn. Door deze technologie slim in te zetten, kunnen gemeenten hun dienstverlening verbeteren en tegelijkertijd het werkplezier van hun medewerkers vergroten. Terwijl AI zich verder ontwikkelt, blijft het belangrijk om te blijven experimenteren en leren, zodat we optimaal gebruik kunnen maken van de kansen die deze technologie biedt.

Meer weten over hoe Voortoets uw gemeente kan ondersteunen? Neem contact met ons op